CODA-bestanden archiveren: hoe lang moet u ze bewaren?

Boekhoudrecht: zeven jaar. Het Wetboek van economisch recht (boek III) bepaalt dat elke boeking moet steunen op een gedagtekend verantwoordingsstuk. Volgens artikel III.86 worden die stukken methodisch opgeborgen en zeven jaar bewaard, in origineel of in afschrift. Stukken die niet strekken tot bewijs tegenover derden, bewaart u drie jaar. De boeken zelf bewaart u volgens artikel III.88 zeven jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar dat op de afsluiting volgt. Deze termijnen van het boekhoudrecht zijn niet naar tien jaar verlengd.

Fiscaal recht: van zeven naar tien, en terug naar zeven. De wet van 20 november 2022 houdende diverse fiscale en financiële bepalingen verlengde de fiscale bewaartermijn van zeven naar tien jaar:

• voor de inkomstenbelastingen (artikel 315 WIB 92) vanaf aanslagjaar 2023;
• voor de btw (artikel 60 Btw-Wetboek) voor belastingen die opeisbaar werden vanaf 1 januari 2023.

De wet van 18 december 2025 houdende diverse bepalingen, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 30 december 2025, draaide die verlenging terug. In artikel 315 WIB 92 werd 'tiende' opnieuw 'zevende', en in artikel 60, paragraaf 3 en paragraaf 4, van het Btw-Wetboek werd 'tien' opnieuw 'zeven'. De wet laat die wijzigingen gelden vanaf aanslagjaar 2023 voor de inkomstenbelastingen, en voor de btw voor belastingen die opeisbaar werden vanaf 1 januari 2023. De btw-administratie lichtte de wijziging toe in circulaire 2026/C/31.

Wat betekent dat concreet? Artikel 60, paragraaf 4, van het Btw-Wetboek noemt de rekeninguittreksels uitdrukkelijk bij de stukken die een in België gevestigde belastingplichtige moet bewaren. Volgens de huidige wetteksten geldt daarvoor, en voor de bijhorende CODA-bestanden, in de regel een termijn van zeven jaar. Het startpunt verschilt per wet:

• boekhoudrecht: verantwoordingsstukken zeven jaar, boeken zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na de afsluiting;
• btw: zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na de afsluiting voor boeken, en na hun datum voor andere stukken;
• inkomstenbelastingen: tot het einde van het zevende jaar of boekjaar na het belastbaar tijdperk.

Houd daarom de langste termijn aan die op uw situatie van toepassing is.

Langere termijnen. Voor sommige stukken gelden langere termijnen, bijvoorbeeld documenten over vastgoed en andere investeringsgoederen waarvoor de btw-aftrek nog kan worden herzien. Loopt er een geschil of een fiscaal onderzoek, bewaar de stukken dan zeker tot dat is afgerond. Raadpleeg uw boekhouder voor uw situatie.

CODA, pdf of papier? Het Wetboek van economisch recht laat bewaring in origineel of in afschrift toe. Of u uw uittreksels als CODA-bestand, als pdf van de bank of op papier bewaart, bespreekt u best met uw boekhouder. Belangrijk is dat ze de hele termijn beschikbaar, volledig en leesbaar blijven.

Praktisch archiveren:

• Bewaar de originele CODA-bestanden ongewijzigd, per rekening en per jaar in een eigen map.
• Maak een reservekopie op een tweede plaats, bijvoorbeeld een externe schijf of een clouddienst.
• Vertrouw niet alleen op de historiek van uw bank of uw boekhoudpakket. KBC houdt rekeninguittreksels bijvoorbeeld tot 10 jaar terug online beschikbaar, maar dat zijn pdf- of csv-afschriften, en de bank bepaalt zelf hoe lang ze die aanbiedt.
• Noteer welke rekening bij welk financieel dagboek hoort.
• Controleer af en toe of oude bestanden nog te openen zijn.

Leesbaar houden. Een CODA-bestand is gewone tekst en blijft dus technisch leesbaar, maar zonder software is de inhoud moeilijk te begrijpen. In CODA OK kunt u een oud bestand openen, de verrichtingen bekijken en een afdrukbaar overzicht maken dat u als pdf kunt bewaren. Dat overzicht is een leesbare weergave, geen officieel bankdocument, en vervangt het originele bestand niet.