CODA importeren in Sage BOB (BOB 50)

Wat BOB met een CODA-bestand doet. Volgens Sage haalt de bankmodule van BOB 50 de gecodeerde elektronische rekeninguittreksels op en maakt het programma zoveel mogelijk gebruik van de gegevens. Het punt zelf de boekhoudkundige stukken af, met andere woorden: het koppelt betalingen aan openstaande facturen. Kostenposten worden ingegeven, en daarna centraliseert u het financieel dagboek om de historieken bij te werken.

Vooraf instellen. Elke bankrekening hoort bij een eigen financieel dagboek. In de configuratie van de financiële dagboeken vult u op het tabblad Bank onder meer het rekeningnummer en het IBAN in. In de opties van de bankmodule geeft u de map op waarin de rekeninguittrekselbestanden staan; per dagboek kunt u daarvan afwijken. Zet uw CODA-bestanden dus telkens in die map.

CODA inlezen. In de praktische handleiding Bankverrichtingen van Sage (BOB 50, versie 3.00) heet het venster Inlezen van rekeninguittreksels. U bereikt het via Boekhouding & Financiën | Ingaven | Inlezen van rekeninguittreksels. In grote lijnen:

• Kies op het tabblad Selectie het CODA-bestand en het financieel dagboek.
• Controleer de gegevens die BOB uit het bestand toont: aanmaakdatum, titularis, rekeningnummer, nummer van het uittreksel en het oude en nieuwe saldo.
• Bevat het bestand meerdere uittreksels, kies dan het uittreksel dat u wilt inlezen.
• Lees het bestand in en bekijk op het tabblad Rekeninguittreksels de verrichtingen die BOB voorstelt om te boeken.

Die handleiding is geschreven voor een oudere versie. Recentere versies van Sage BOB kunnen andere menunamen gebruiken. Volg bij twijfel de documentatie van uw versie, of vraag het aan uw Sage-partner of boekhouder.

Controles bij het inlezen. BOB vergelijkt het huidige saldo van het financieel dagboek met het oude saldo in het CODA-bestand en waarschuwt als die niet overeenkomen; u kunt het inlezen dan onderbreken. Lijnen met een fout verschijnen in het rood en worden standaard niet geboekt. De handleiding noemt onder meer deze foutcodes:

• 1000: het volgnummer is fout, er ontbreekt bijvoorbeeld een detaillijn;
• 1001: het aantal berekende lijnen komt niet overeen met het aantal dat in het uittreksel staat;
• 1002: het berekende saldo komt niet overeen met het opgegeven saldo;
• 1003: de munt van het uittreksel verschilt van die van het financieel dagboek;
• 1004: het rekeningnummer in het uittreksel verschilt van dat in het financieel dagboek.

Bevat een uittreksel een totaalbedrag met detaillijnen eronder, dan gebruikt BOB de detaillijnen en niet het totaal.

Wat doet u bij een saldoverschil? Meestal ontbreekt er een vorig uittreksel, of werd een verrichting met de hand geboekt. Lees ontbrekende bestanden eerst in, in chronologische volgorde, en controleer of het beginsaldo van het dagboek klopt.

Automatisch aanleveren. Sage vermeldt CODA als partneroplossing: de CODA-bestanden worden elke dag naar Sage BOB Expert verzonden, de versie voor boekhouders en accountants. Werkt uw boekhouder zo, dan hoeft u de bestanden niet zelf te downloaden.

Een bestand eerst nakijken. Weigert BOB een bestand, of twijfelt u aan de inhoud, dan kunt u het uploaden in CODA OK om de verrichtingen en de saldocontrole per uittreksel te zien, bijvoorbeeld om een ontbrekende dag op te sporen. CODA OK maakt geen importbestand voor BOB en past het CODA-bestand niet aan. In BOB leest u altijd het originele bestand van de bank in.